Adjoint.e en gestion administrative

Emploi

Le CRBS recrute un.e adjoint.e en gestion administrative pour l'unité mixte de services du CRBS (UMS 38) dans son service commun administratif et pour l'unité de recherche 7296, hébergée au CRBS, pour assister sa direction dans l'organisation de l'enseignement médical.

Missions

Le travail s'effectue au Centre de recherche en biomédecine de Strasbourg (CRBS) :

  • à mi-temps au sein de l'unité mixte de services du CRBS (UMS 38) dans son service commun administratif, composé de 6 personnes et qui offre aux entités de recherche hébergées un ensemble de ressources en gestion
  • à mi-temps au sein de l’unité de recherche 7296, hébergée au CRBS, pour assister sa direction dans l’organisation de l’enseignement médical.

Activités

Gestion administrative et financière :

  • Réaliser des opérations de gestion courante
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
  • Suivre certains dossiers RH et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, agendas/plannings…) et les diffuser
  • Rédiger des comptes rendus de pharmacogénétique hospitalière et d’expertise du Comité de Protection des Personnes
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes
  • Elaborer des plannings, gérer des agendas, contrôler les échéances
  • Appliquer la réglementation imposée
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Assister le directeur

Secrétariat des activités d’enseignement et de recherche

  • Saisie des questions d’examen relatives à l’enseignement de la pharmacologie sur SIDES et SOCRATIVES
  • Intégration des références bibliographiques dans les articles scientifiques rédigés par l’UR7296 par le biais du logiciel EndNote

Activités associées

  • Retranscrire des informations orales à l’écrit
  • Classer et archiver des documents
  • Suppléer, sur certaines activités, un.e gestionnaire en cas d’absence

Gestion de la formation des DIU FARC et FIEC, en collaboration avec le bureau de la formation permanente de la faculté de médecine

  • Interlocutrice principale des étudiants tout au long de l’année (informations sur les procédures d’inscription, le déroulement des examens, les stages, gestion des absences en cours, informations sur le planning des enseignements).  
  • Ce travail est divisé en 3 tâches distinctes :  
    1. L’organisation administrative des candidatures et la diffusion d’informations concernant les inscriptions 
    2. La gestion du planning des enseignements et la collecte et diffusion des supports de cours sur Moodle 
    3. La gestion du planning des examens, la saisie et la transmission des résultats

Compétences

Connaissances  sur l’environnement professionnel

  • Connaissances :

            •    Environnement et réseaux professionnels
            •    Modes de fonctionnement des administrations publiques
            •    Techniques d’élaboration de documents
            •    Politiques, dispositifs et procédures propres
            •    Culture scientifique
            •    Langue anglaise : A1 à A2

  • Compétences opérationnelles :

            •    Recueillir des informations
            •    Suivre rigoureusement des procédures
            •    Enregistrer et classer numériquement les documents
            •    Rédiger des rapports ou des documents
            •    Savoir rendre compte
            •    Travailler en équipe
            •    Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
            •    Utiliser les outils bureautiques : maitriser le pack Office

  • Compétences comportementales :

            •    Esprit d’équipe, facilités relationnelles
            •    Adaptation, réactivité
            •    Autonomie et rigueur

Savoir-faire opérationnel

  • Utilisation des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Endnote, Safir et Pleïade
  • Applications utilisées : SIDES, SOCRATIVE, Havas, Rydoo, ADE, Moodle
  • Capacité d’adaptation aux différents outils de travail.

Savoir-faire comportemental

  • Savoir organiser son travail suivant les priorités, rigueur, conscience professionnelle, diplomatie, qualité de communication écrite et orale.
  • Savoir prendre des initiatives.

 

Date souhaitée de prise de fonctions : dès que possible

 

Pour postuler :

Envoyez votre candidature (Lettre de motivation + CV) à :

-    Nathalie Christophe - directrice administrative du CRBS (UMS 38) – nathalie.christophe[at]inserm.fr , crbs-rh@unistra.fr
-    Professeur Laurent Monassier – Directeur de l’unité de recherche 7296 « Laboratoire de Pharmacologie et de Toxicologie NeuroCardiovasculaire » du CRBS - laurent.monassier@unistra.fr